A kezdet – mikor igen és mikor ne?
Azt szeretnénk körbejárni, jellemzően milyen helyzetben és milyen okok miatt kerülhet sor programváltásra. Mik azok a fontos szempontok, amelyek segítenek felismerni, amikor már elég közel állunk ehhez.
Az alábbiakban szeretnénk egyértelműen rámutatni, a programváltás bizony nem ördöngösség, ha a megfelelő információk és tények birtokában vagyunk, ha ezek alapján jól mérjük fel az előnyöket, és ha pontosan tisztában vagyunk az esetleges kockázatokkal. Bízunk benne, hogy összefoglalónkban értékes mérföldkövekre fognak bukkanni.
Már az is siker, ha a vízválasztót segítettünk felfedezni.
Sorozatunk első részében funkcionális problémákról, az árakkal kapcsolatos dilemmákról és a kiszolgálással, a program köré szerveződő általános szolgáltatásokkal kapcsolatos anomáliákról ejtünk néhány szót.
Tehát, mikor igen?
- Hónapokon át rendszeresen több – az első kiadást javító, majd az azt javító és így tovább – programverziót kapunk. Ezek a tünetek utalhatnak a nem megfelelő programtesztelésre. A program verziók kiadását megelőző tesztelési folyamat hiánya okozza.
- Ha a program működése és használata nem testre szabható az igényeinknek és szakmai gyakorlatunknak megfelelően.
- A jogszabályi változások követésére és a javaslatok beépítésére gyakran hónapokat kell várni.
- Kockás füzetben vezetjük és számoljuk össze az éves kimutatásokhoz az adatokat.
- A hálózati munka lelassul, vagy rosszabb esetben összeomlik, amikor ugyanazon ellátási lapon egy időben több gépen is dolgozunk.
- Amikor rendkívüli segítségre van szükségünk – pl. adatbázis sérülésnél – horribilis összegért vállalják a javítást.
- A távmenedzselt szolgáltatások nem ingyenesek.
- Nem telepíthetjük szabadon a programot új számítógépre, vagy nem cserélhetünk operációs rendszert a programfejlesztő cég – jelentős összeg fejében nyújtott – segítsége nélkül.
- Szolgáltatónk már nem ad frissítéseket a programunkhoz, helyette másik programot ajánl licencdíj és drágább fenntartási költség fejében.
- Az ügyfélszolgálat munkatársaitól nem érkezik időben válasz a kérdéseinkre.
- A program használata során felmerült problémákra nem kapunk azonnali támogatást és megoldást.
- Az ügyfélszolgálat munkatársai kedvetlenül és türelmetlenül reagálnak a megkeresésünkre.
Mikor ne?
- Ha a fentiekben felsorolt tipikus hibákkal egyáltalán nem vagy csak nagyon ritkán szembesülünk.
Milyen releváns csatornákon keresztül deríthetjük ki a legfontosabb információkat a kínálatban szereplő szoftverekről?
Nem az a lényeges, hogy egy adott szolgáltató önmagáról milyen képet fest, hanem hogy a Felhasználói milyennek látják, mennyire vannak megelégedve a programmal és a hozzákapcsolódó szolgáltatásaikkal.
Az első és az egyik legfontosabb lépés, hogy tájékozódjunk a Kollégák között, forduljunk bizalommal hozzájuk. Építsünk a tapasztalataikra, ismerjük meg a véleményüket a kiszolgálásról, kérjünk információt a programjukról. Nézzünk szét, térképezzük fel a piacot: ki milyen programot használ, mióta használja és mennyire elégedett azzal. A legjobb, ha megkérjük, 10-15 percben mutassa meg nekünk – ha lehetséges, a rendelés során – a működését.
A következő fontos lépés, hogy nézzünk körül az interneten is. Írjuk be a háziorvos program kulcsszót a keresőbe. Biztosak vagyunk abban, hogy meghatározó oldalakat fogunk találni. Harmadsorban teszteljük le a szolgáltató céget. Hívjuk fel az ügyfélszolgálatot.
Végül válaszoljunk a következő kérdésekre?
- Milyen kép alakul ki bennünk róluk?
- Mennyire elérhetőek, mennyire segítőkészek?
- Mit tudnak ajánlani?
- Mennyire kompetensek?
- Pontosan tartják a határidőket?
- Amennyiben ajánlatot kérünk, mennyi időn belül kapjuk meg? 1 napon belül? 1 héten belül?
- Mennyire egyértelműen kommunikálnak velünk, mellesleg mennyire jó pszichológusok?
- Vannak a programhoz friss és interaktív oktató anyagok, bemutató filmek, felhasználói kézikönyv a program megismeréséhez?
- Milyen témákban fordulhatunk hozzájuk? Kizárólag a program kezelésével kapcsolatban vagy más területen is segítenek nekünk pl. az OEP e-jelentés oldalon, a jogszabályok értelmezésében, levelezőprogramok kezelésében vagy akár egy egyszerű e-mail elküldésében is?
- Igényeljünk demo programot, telepítsük fel és próbáljuk ki személyesen is.
Végül mi szükséges még a döntéshez?
A döntéshez a legeslegfontosabb, hogy az információk megszerzése után is akarunk-e, vagy sem új rendszert, új szolgáltatót választani. Ha igen, a döntésünk most már megalapozott lesz, csupán a beleegyezésünk szükséges hozzá.
Ha azonban a válaszunk nem, akkor nem szabad rábeszélnünk magunkat a váltásra. Az értékelési szempontokat tartalmazó táblázatunkat iránymutatónak szántuk. Azt reméljük, segíteni fog felismerni, hogy a buktatók nem is igazán buktatók, hanem csupán tisztázandó dolgok, melyekkel a háziorvosi programokat minősítjük és a kockázatokat a minimálisra, gyakorlatilag nullára csökkentjük.
A felelős döntés érdekében a programváltáshoz az is hozzátartozik, hogy az átállásra készülni is kell, az oktatófilmek segítségével megismerkedni a programmal, a leggyakrabban használt funkciók használatával. Ha ezt megtesszük, jó úton haladunk ahhoz, hogy már 1-2 héten belül érezzük a váltás pozitív lefolyását, az előrelépést és az új programunk előnyeit.
A tapasztalataink szerint akkor fogjuk nagyon rövid idő alatt és örömmel megélni ezt az időszakot, ha a cég – akitől vásároltuk a programot – mindig elérhető, folyamatosan rendelkezésre áll és ügyfélszolgálatának munkatársai szakszerűen, kompetensen nyújtanak segítséget. Nem utolsó sorban persze az is fontos, hogy a szolgáltató is kiemelt figyelemmel kövessen minket az első hónapokban és mérje eközben saját magát: hogyan és mivel tudja még inkább megkönnyíteni az esetleges kezdeti nehézségeket, és megfelelni hosszú távon is a kultúrsokkon átesettek elvárásainak. 
Bízunk benne, hogy sikerült felismertetni, jellemzően milyen okok válthatnak ki olyan helyzetet, amikor felmerülhet a programváltás gondolata. Milyen fontos lépéseket tegyünk, ha eldöntöttük, hogy váltani fogunk és ezeket a lépéseket hogyan érdemes megtennünk. Milyen buktatók adódhatnak, hogyan lehet a kockázatokat minimalizálni. A végleges döntéshez milyen információkra van szükségünk és mire számítsunk közvetlen a programtelepítés előtt, közben és utána.
Köszönjük megtisztelő figyelmüket.
ProFix Kft.
Horváth Barbara