Milyen releváns csatornákon keresztül deríthetjük ki a legfontosabb információkat a kínálatban szereplő szoftverekről?

Nem az a lényeges, hogy egy adott szolgáltató önmagáról milyen képet fest, hanem hogy a Felhasználói milyennek látják, mennyire vannak megelégedve a programmal és a hozzákapcsolódó szolgáltatásaikkal. 

Az első és az egyik legfontosabb lépés, hogy tájékozódjunk a Kollégák között, forduljunk bizalommal hozzájuk. Építsünk a tapasztalataikra, ismerjük meg a véleményüket a kiszolgálásról, kérjünk információt a programjukról. Nézzünk szét, térképezzük fel a piacot: ki milyen programot használ, mióta használja és mennyire elégedett azzal. A legjobb, ha megkérjük, 10-15 percben mutassa meg nekünk – ha lehetséges, a rendelés során – a működését. 

A következő fontos lépés, hogy nézzünk körül az interneten is. Írjuk be a háziorvos program kulcsszót a keresőbe. Biztosak vagyunk abban, hogy meghatározó oldalakat fogunk találni. Harmadsorban teszteljük le a szolgáltató céget. Hívjuk fel az ügyfélszolgálatot. 

Végül válaszoljunk a következő kérdésekre?

• Milyen kép alakul ki bennünk róluk? 
• Mennyire elérhetőek, mennyire segítőkészek? 
• Mit tudnak ajánlani? 
• Mennyire kompetensek? 
• Pontosan tartják a határidőket? 
• Amennyiben ajánlatot kérünk, mennyi időn belül kapjuk meg? 1 napon belül? 1 héten belül? 
• Mennyire egyértelműen kommunikálnak velünk, mellesleg mennyire jó pszichológusok?
• Vannak a programhoz friss és interaktív oktató anyagok, bemutató filmek, felhasználói kézikönyv a program megismeréséhez? 
• Milyen témákban fordulhatunk hozzájuk? Kizárólag a program kezelésével kapcsolatban vagy más területen is segítenek nekünk pl. az OEP e-jelentés oldalon, a jogszabályok értelmezésében, levelezőprogramok kezelésében vagy akár egy egyszerű e-mail elküldésében is?
•  Igényeljünk demo programot, telepítsük fel és próbáljuk ki személyesen is.

A harmadik részben abban szeretnénk segíteni, időben hogyan érdemes megtervezni a fenti információk beszerzését, milyen értékelési szempontokat gyűjtsünk össze és hogyan pontozzuk ezeket. A piacon elérhető programok, szolgáltatók mellett milyen érvek szólhatnak és milyenek ellenük. Bízunk benne, hogy ezek megvilágítják majd a helyes döntés felé vezető utat.

Végül mi szükséges még a döntéshez?

A döntéshez a legeslegfontosabb, hogy az információk megszerzése után is akarunk-e, vagy sem új rendszert, új szolgáltatót választani.  Ha igen, a döntésünk most már megalapozott lesz, csupán a beleegyezésünk szükséges hozzá.

Ha azonban a válaszunk nem, akkor nem szabad rábeszélnünk magunkat a váltásra. Az értékelési szempontokat tartalmazó táblázatunkat iránymutatónak szántuk. Azt reméljük, segíteni fog felismerni, hogy a buktatók nem is igazán buktatók, hanem csupán tisztázandó dolgok, melyekkel a háziorvosi programokat minősítjük és a kockázatokat a minimálisra, gyakorlatilag nullára csökkentjük.

A felelős döntés érdekében a programváltáshoz az is hozzátartozik, hogy az átállásra készülni is kell, az oktató tréningek segítségével megismerkedni a programmal, a leggyakrabban használt funkciók használatával. Ha ezt megtesszük, jó úton haladunk ahhoz, hogy már 1-2 héten belül érezzük a váltás pozitív lefolyását, az előrelépést és az új programunk előnyeit.

Az előző fejezetekben körbejártuk, mikor indokolt és mikor nem elgondolkodni a programváltáson, jellemzően milyen helyzetben és milyen okok miatt kerülhet rá sor. Kitértünk arra, hogy milyen fontos lépéseket tegyünk, ha megszületett bennünk a programváltás gondolata és milyen releváns csatornákon keresztül deríthetjük ki a legfontosabb információkat, minősítési szempontokat a kínálatban szereplő szoftverekről.

Hosszú távra szeretnénk tervezni minden fontos döntésnél.

A legbiztosabbak akkor lehetünk abban, hogy az új programmal 10 év múlva is elégedetten fogunk dolgozni, ha olyan szolgáltatót választunk, aki a legnagyobbak között van és a programja a leginnovatívabbak közé tartozik. Ha tehát beszereztük az összes lényeges információt, ezek alapján már tényszerűen össze tudjuk hasonlítani egymással a programokat és szolgáltató cégeket.

Azt tanácsoljuk, hogy a megrendelés előtt a demo program és a bemutatófilmek segítségével mindenképpen bizonyosodjunk meg arról, hogy tetszik használat közben, amit látunk, és az megfelel az igényeinknek.

A programváltás következő lépéseként érdemes egy – a betegekre, a rendelésre és az orvosra nézve is – a legkevésbé megterhelő időpontot egyeztetnünk a telepítésre a céggel. A program telepítése előtt a szolgáltató cég a korábbi programból lementi az abban tárolt adataink egészét és megkezdi az adatok konvertálását, amely általában 1, maximum 2 napot vesz igénybe. A mentés levétele és a program telepítése között tehát 1-2 nap eltelik, eközben még átmenetileg a korábbi programmal dolgozunk. Ezek az adatok már nem kerülnek konvertálásra, azonban a telepítés után, a későbbiekben bármikor pótolhatóak. A program telepítése on-line vagy személyesen is történhet, és általában 2 óra elég is az üzembe helyezésére.

Az ötödik részben erről a 2 óráról szeretnénk részletesebben szólni.

Ötödik írásunk arról szólt, hogy mire számíthatunk a programtelepítést megelőzően. Jelen jegyzetünkben a háziorvosi program üzembe helyezésének részleteiről, a telepítésről fogunk írni.

Mi történik abban az általában 2 órás folyamatban, amikor a számítógépünkre kerül az új háziorvosi program?

Hogyan lesznek benne a régi adataink?

Mi a különbség az online, távolról történő és a személyesen történő telepítések között? Egyáltalán, van különbség közöttük?

A program üzembe helyezésének a telepítés csak egy nagyon kis részlete. Magába foglalja a nyomtatók, műszerek, szkenner, elektronikus labor kommunikáció beállítását. Kiemelt jelentőséget kap a folyamatban az emberi oldal, az orvos és asszisztenseik felkészítése a program kezelésére, a konzultáció és beleértendő a program működésének testre szabása a kialakult szakmai gyakorlat megőrzése érdekében.

Önmagában a programtelepítés – a régi adatainkat a telepített program már tartalmazza – csupán 10-15 perc, a felhasználói beállítások, a teljes körű testreszabás további fél óra általában. A fennmaradó időt arra fordítjuk, hogy a Felhasználó számára a tudást és tapasztalatot átadjuk, a leggyakrabban használt funkciókat begyakoroljuk, többször is megmutassuk, a felmerült kérdéseket átbeszéljük.

A programtelepítés célja tehát adott ugyan, de annak kivitelezésében technikailag és emberileg is mindig lehet fejlődni. Az on-line, távolról történő üzembe helyezési folyamat teljes egészében kiváltja a személyesen történő telepítést és a szorosan hozzákapcsolódó szolgáltatásokat, konzultációkat. 

Ezen a kultúrsokkon minden programot váltó háziorvos átmegy, azonban nem mindegy, hogy könnyebben vagy nehezebben jutunk át rajta.

Tapasztalataink szerint akkor fogjuk nagyon rövid idő alatt és örömmel megélni ezt az időszakot, ha a cég – akitől vásároltuk a programot – mindig elérhető, folyamatosan rendelkezésre áll és ügyfélszolgálatának munkatársai szakszerűen, kompetensen nyújtanak segítséget. Nem utolsó sorban persze az is fontos, hogy a szolgáltató is kiemelt figyelemmel kövessen minket az első hónapokban és mérje eközben saját magát: hogyan és mivel tudja még inkább megkönnyíteni az esetleges kezdeti nehézségeket, és megfelelni hosszú távon is a kultúrsokkon átesettek elvárásainak.  🙂

Bízunk benne, hogy sikerült felismertetni, jellemzően milyen okok válthatnak ki olyan helyzetet, amikor felmerülhet a programváltás gondolata. Milyen fontos lépéseket tegyünk, ha eldöntöttük, hogy váltani fogunk és ezeket a lépéseket hogyan érdemes megtennünk. Milyen buktatók adódhatnak, hogyan lehet a kockázatokat minimalizálni. A végleges döntéshez milyen információkra van szükségünk és mire számítsunk közvetlen a programtelepítés előtt, közben és utána.

Köszönjük megtisztelő figyelmüket, és hogy végig követték kis programváltó útikalauzunkat.