Az elektronikus aláírás hitelesen igazolja a számla kiállítójának személyét, továbbá biztosítja az elektronikus számla hitelességét, tartalmának megváltoztathatatlanságát, sértetlenségét…stb, vagyis az időbélyeggel együtt eleget tesz a 2007/CXXVII ÁFA törvény 175§-ban foglalt követelményeknek.
Számítógéppel kiállított számla vs E-számla
Nyílván sokunkban felmerül a kérdés, hogy miért nem elegendő az amúgy is számítógéppel készített számlát/számlaképet egyszerűen valamilyen fájlban a vevő felé e-mailben továbbítani, miért szükséges az e-számlát elektronikus aláírással és időbélyeggel hitelesíteni.
Ezzel kapcsolatban az APEH egyértelmű állásfoglalást adott ki „A számítógéppel kiállított számla vevő felé e-mailen történő továbbítása” címmel. Az állásfoglalás szerint:
|
Egyre gyakoribb azon adózói gyakorlat, amely szerint az egyébként számítógéppel előállított papíralapú számlát kizárólag elektronikus úton küldik meg a vevő felé. Ugyanakkor a számítógéppel kiállított papíralapú számla, papír alapú előállításától eltekinteni semmilyen esetben nem lehet.
|
A fentiek alapján tehát a számítógéppel készített számla – amennyiben nem rendelkezik a hitelesítéshez szükséges kellékekkel – papíralapú számlának minősül, így annak továbbítása a vevő részére csak papír formában lehetséges és jogszerű.
Az e-számla tárolása
Az elektronikus dokumentumok digitális archiválását, így az elektronikus számlák megőrzésének módját a 114/2007 (XII.29) GKM rendelet szabályozza.
A rendelet 2§ kimondja, hogy:
|
(1) A megőrzésre kötelezett a megőrzési kötelezettség lejártáig folyamatosan köteles biztosítani, hogy az elektronikus dokumentumok megőrzése olyan módon történjen, amely kizárja az utólagos módosítás lehetőségét, valamint védi az elektronikus dokumentumokat a törlés, a megsemmisítés, a véletlen megsemmisülés és sérülés, illetve a jogosulatlan hozzáférés ellen.
|
A 4§ kimondja továbbá, hogy:
|
(1) Ha a megőrzésre szánt elektronikus dokumentumot az Eat. szerinti legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással látták el, a megőrzésre kötelezett a megőrzéssel az Eat.-ban meghatározott archiválási szolgáltatót is megbízhat. Ha a legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással ellátott dokumentum megőrzéséről a megőrzésre kötelezett nem az Eat.-ban meghatározott archiválási szolgáltató útján gondoskodik, akkor az e §-ban foglaltak szerint kell eljárnia a 2. § (1) bekezdés szerinti utólagos módosítás lehetőségének kizárása érdekében.
|
Tehát a jogszabály értelmében a hiteles elektronikus dokumentumok, e-számlák megőrzéséről, archiválásáról gondoskodhat a kibocsátó is, de azzal megbízható egy digitális archiválás szolgáltatót is.
Természetesen sokakban felmerülhet a kérdés, hogy lehetséges-e az e-számlákat egyszerűen kinyomtatni és hagyományos módon tárolni. A számlák természetesen kinyomtathatóak, de ez nagyjából egyenértékű egy hagyományos számla fénymásolásával. Az elektronikus számlákat csak és kizárólag digitális módon lehet tárolni, hiszen azok csak az eredeti, elektronikus formában alkalmasak adóigazgatási azonosításra (lásd APEH: Közlemény az elektronikus számlázásról, 2005.08.31)
Fontos tudni, hogy az archiválástól függetlenül egy adott e-számlából tetszőleges mennyiségű másolat készíthető, azok minden esetben eredetinek minősülnek, így szükség szerint eljuttathatóak az arra jogosultak részére. Vagyis a számlákkal kapcsolatos munkafolyamatok megtartásához, feladatok elvégzéséhez nem szükséges minden alkalommal az archív dokumentumtárban tárolt változatot letölteni, miközben eleget teszünk a digitális archiválásra vonatkozó jogszabályi előírásoknak.